Бюджетное учреждение «Центр имущественных отношений» продолжает работу по оцифровке архива документов. В 2020 году будет сделан ещё один шаг по оцифровке документов. Планируется оцифровать документы по Сургутскому району, г. Нижневартовск, Нижневартовскому району. Всего в 2020 году планируется оцифровать 98 350 инвентарных дел, содержащих 2 852 150 страниц. По завершении данного этапа работы, с учётом оцифрованного в 2019 году объёма документов, электронная база будет включать около 30% от всего массива документов на бумажных носителях, хранящихся в архиве учреждения, что составляет 6 250 000 страниц, 212 350 инвентарных дел.

6 мая 2020 года. в открытом конкурсе в электронной форме на оказание услуг по оцифровке документов победило ООО «Электронный архив» г. Москва, которое специализируется на оказании данного вида услуг и имеет большой опыт выполнения подобных работ.

В связи с ветхостью большого количества хранимых архивных документов, в соответствии с техническим заданием, при оцифровке документов применяется самое современное сканирующее оборудование, позволяющее сканировать большие объёмы документов без оказания на них физического воздействия, т.е. бесконтактным способом.

Одной из целей оцифровки архивных документов является повышение оперативности предоставления государственной услуги по предоставлении копий технических паспортов оценочной и иной хранящейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное) (далее — техническая документация) и содержащихся в ней сведений. Кроме того, одной из целей проводимых работ является обеспечение надёжности сохранности документов, поскольку создаваемая электронная база данных документов обеспечена резервным копированием. Также электронные образы документов не подвержены физическому и временному воздействию и при должном обеспечении надёжности их хранения могут сохраняться в неизменном виде многие десятилетия.

Следует отметить, что оцифровка документов это очень трудоёмкий, и в силу того весьма дорогостоящий процесс. В перспективе бюджетное учреждение «Центр имущественных отношений», при условии обеспечения соответствующего финансирования, планирует продолжить поэтапную планомерную работу по оцифровке архивных документов, целью которой является создание полной единой электронной базы данных и графических образов всех документов, хранящихся на бумажных носителях в архиве.